Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Dokumentacja pracownicza stanowi istotny element prowadzenia spraw związanych z zatrudnieniem. Obejmuje m.in. umowy o pracę, aneksy, świadectwa, zaświadczenia, listy płac czy wnioski urlopowe. Jej przechowywanie jest obowiązkiem każdego pracodawcy i podlega ścisłym regulacjom prawnym. Czas archiwizacji zależy od daty nawiązania stosunku pracy oraz formy prowadzenia dokumentów. Uporządkowane i dostępne akta osobowe umożliwiają późniejsze ustalenie okresów zatrudnienia, składek czy uprawnień emerytalnych, dlatego ich przechowywanie wymaga szczególnej staranności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Usługi kadrowo-płacowe są dostępne w ofercie firmy Agnieszka Lehmann Biuro Doradztwa Finansowego. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Okres przechowywania dokumentów pracowników zatrudnionych po 2019 roku

Dla osób przyjętych do pracy od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje skrócony czas przechowywania dokumentacji, który wynosi 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Warunkiem jest jednak przekazanie do ZUS wymaganych raportów informacyjnych w wersji elektronicznej, które umożliwiają ustalenie przyszłych świadczeń bez konieczności odwoływania się do fizycznych dokumentów. W przypadku braku przekazania takiego zestawienia, akta powinny być przechowywane przez 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy. Pracodawcy, którzy decydują się na elektroniczne prowadzenie dokumentacji kadrowej, muszą zapewnić jej integralność, bezpieczeństwo oraz możliwość odtworzenia w dowolnym czasie. Oznacza to, że sposób archiwizacji – zarówno cyfrowy, jak i papierowy – musi umożliwiać zachowanie pełnej treści i struktury dokumentów. Wybór jednej z form prowadzenia akt wymaga jednolitego stosowania dla całego okresu zatrudnienia danego pracownika. Skrócony okres przechowywania stanowi ułatwienie dla wielu firm, jednak wiąże się z koniecznością terminowego wypełniania obowiązków wobec instytucji państwowych.

Zasady archiwizacji dokumentów osób zatrudnionych przed 2019 rokiem

W przypadku pracowników, których zatrudnienie rozpoczęło się przed początkiem 2019 roku, obowiązuje dłuższy, pięćdziesięcioletni okres archiwizacji dokumentacji. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i wszelkich załączników oraz danych płacowych. Przepisy nie przewidują możliwości skrócenia tego czasu, nawet w przypadku digitalizacji akt. Oznacza to, że dokumenty tych osób muszą być przechowywane w niezmienionej formie przez pełne pięć dekad. Obowiązek ten obejmuje również pracowników, którzy zostali zatrudnieni wcześniej, lecz ich zatrudnienie zakończyło się po 1 stycznia 2019 roku. Rygorystyczne podejście do archiwizacji wynika z konieczności zapewnienia pracownikom i ich spadkobiercom możliwości dochodzenia roszczeń oraz weryfikacji okresów składkowych po wielu latach. W praktyce oznacza to konieczność odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów przed zniszczeniem, wilgocią czy utratą.